Presentaciones en Power Point efectivas para mostrar la empresa
Monday, June 23rd, 2008En estos tiempos que corren, parece que todo el mundo ha aprendido a hacer presentaciones con el mismo profesor. Por lo que se ve, en esa escuela de presentaciones lo primero que enseñan es que para dar una charla lo más importante es el PowerPoint. Sin un buen montón de transparencias detrás poca gente es capaz de hablar en público.
Por supuesto, un programa como PowerPoint (o su equivalente libre y gratuito OpenOffice Impress) puede ayudarte. Pero también puede ser letal para tu objetivo de conmover a la audiencia. Y es que el PowerPoint mal manejado puede ser más peligroso que una ametralladora en manos de un chimpancé espídico.
Afortunadamente, hay muchos recursos en Internet para aprender a crear transparencias que apoyen tu mensaje en lugar de destruirlo.
Además, tampoco es tan difícil crear presentaciones impactantes, que refuercen la idea que quieres transmitir y que dejen al auditorio con ganas de saber más acerca de lo que les has contado. Basta seguir unas reglas básicas y unos pocos consejos.
Reglas
- Usa un tipo de letra de al menos 30 puntos. Nunca menos. ¿Que te cabe poco texto? Pues de eso se trata. Porque eso facilita cumplir la siguiente regla.
- No leas. Nunca uses tus transparencias como “teleprompter”. Es la manera más segura de perder a la audiencia: ellos leen más rápido de lo que tú puedes hablar, así que han terminado cuando a ti todavía te falta media transparencia. En ese momento se aburren, se distraen, y se impacientan, pensando en el tiempo que están perdiendo.
- Usa muchas transparencias. Son gratis, así que usa todas las que necesites. No intentes “comprimir” una idea compleja en una sola transparencia. Dedica toda una secuencia de ellas, si hace falta, a explicar una sola idea.
- Usa imágenes, pero que sean de calidad. Ni se te ocurra usar el clipart de Office, como todo el mundo, o peor aún, cliparts baratos de los que pululan por Internet. Usa fotografías, que puedes encontrar gratis o muy baratas en sitios como Flickr o Dreamstime.
- No uses efectos de transición. Que las transparencias entren haciendo tirabuzones o revoloteando por la pantalla no añade información, solo distrae. Y no te convierte en un experto en PowerPoint, más bien al contrario.
Consejos
- Tipos de letra. Los tipos de letra sin serif (como el Arial) son más legibles que los tipos con serif (como el Times New Roman). Está bien usar tipos de letra originales, pero recuerda que el ordenador en el que vayas a hacer la presentación no tiene por qué tenerlos instalados. Y usa el mismo en toda la presentación, no uno en cada transparencia. Y por supuesto, nunca varios en una misma transparencia.
- Mejor en tu portátil. Si puedes, es preferible hacer la presentación en tu portátil. Así sabes exactamente cómo va a quedar y evitas problemas de compatibilidad entre versiones, de tipos de letra desaparecidos, de vídeos o sonidos embebidos que no aparecen, de gráficos descuadrados…
- Ten a mano tu presentación. Muchas veces te la pedirán por adelantado, pero no te fíes pensando que por haberla enviado estará preparada cuando des la charla. Lleva una memoria USB, y cuélgala además en Internet, en un sitio que sea fácilmente accesible (puedes enviártela a tu cuenta de Gmail, por ejemplo. Cualquier cosa que te evite encontrarte a cinco minutos de la presentación sin el apoyo de las transparencias.
- Lleva una copia en PDF. Si todo falla, si las versiones de los programas son incompatibles, si las imágenes se descuadran, si las letras salen de los cuadros de texto, en lugar de tirarte de los pelos siempre podrás usar la versión en PDF. Y tampoco sería mala idea llevar un lector ligero de PDF, como el Foxit.
- Limpia las transparencias. Demasiada información en una transparencia solo confunde al público. Deja solo lo más relevante y usa las notas para aportar datos, enlaces, tablas, información adicional, etc. Luego puedes entregar esa versión a los asistentes, para que la tengan disponible y comprueben que tu mensaje está basado en hechos.
